ビジネスで英語でメールのやりとりをするときのポイント3つ!

英会話をする必要はなくても、海外の方と英語でメールをする必要がある人は多いはず。

海外の方とメールでやりとりをする場合は、日本人との文化の違いや、

言いたいことが伝わらないことに戸惑うこともあるかもしれません。

そこで今回は、英語でビジネスメールをするときに気をつけたい3つのポイントを紹介したいと思います。

 

日本人に特有な気遣いは不要

日本では、ビジネスメールを書くときに

「お手数ですが~」「お忙しいところ~」など、相手を気遣うことが礼儀正しいとされています。

しかし、海外にはそのような文化はないため

そのような気遣いはかえって本題が分かりづらく、相手を困らせることもあります。

簡単なお礼をしてから、すぐに本題に入るのがよいでしょう。

 

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用件を明確に具体的に書く

英語でやりとりをするときは、

相手にしてほしいことをストレートに伝えるべきです。

「相談したい」や「検討してほしい」などの、

相手が具体的にどうすればよいか分からないような内容は、

海外相手には理解してもらえません。

「We’d like consult with you.」=「あなたに相談したい」や、

「Please consider it」=「検討してください」などのあいまいな表現は、

極力使わない方がよいでしょう。

英語でのメールに慣れていない人ほど、できるだけ明確かつ具体的に書くことを意識した方が良いと思います。

多少そっけない感じの方が、外国人には伝わりやすいです。

 

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日本語を直訳しない

「検討してください」などのあいまいな表現はできるだけ使わない方が良いと

お伝えしましたが、

「検討する」を辞書でひくと「consider」という単語が出てきます。

英語のビジネスメールでは、こういった単語をそのまま使わずに、

「~までに~してほしい」と、具体的な内容に書きかえると、

相手にも用件が伝わりやすくなります。

例えば、

「金曜日までに返事を下さい」と伝えれば、

相手がすべき行動が明確になります。

 

ちなみに「金曜日までに返事をください」は、

「We require you to respond by Friday.」

「Is it possible for you to respond by Friday?」

などの表現があり、

使うフレーズによって

丁寧さや相手に伝わる印象が変わります。

 

上の2つの文では、

「Is it possible for you to respond by Friday?」の方が断然丁寧で、

相手に配慮した英文となります。

そのあたりについてはまた別の記事でご紹介したいと思います。

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